Mit Powerpoint eine gute Präsentation schnell erstellen

Um die eigenen Vortragsinhalte einem größeren Publikum schnell und einfach zu präsentieren, nutzen die meisten Vortragsredner heutzutage das beliebte Powerpoint Programm von Microsoft. Dabei hat sich Powerpoint für das Veranschaulichen von Präsentationen inzwischen so sehr durchgesetzt, dass viele Redner andere Präsentationsformen überhaupt nicht mehr in Betracht ziehen. Das Beherrschen von Powerpoint gehört mittlerweile zu den Grundkenntnissen vieler Vortragsredner, denn das Programm erleichtert die Gliederung der Vorträge und ermöglicht die Visualisierung der eigenen Ideen.

Eine wichtige Präsentation steht an und wie in der Überzahl der Fälle ist Powerpoint das Werkzeug der Wahl. Doch wie gestaltet man als Vortragsredner eine Präsentation richtig ohne den Zuhörer mit Informationen zu überladen oder zu wenige Informationen zu liefern? Wie verhindert man einen unseriösen Eindruck, wenn man die eigenen Vortragsinhalte einem größeren Publikum professionell präsentieren möchte? Die erste und einfachste Regel lautet immer: Weniger ist mehr. Die Folien der Präsentation dürfen immer nur die Kernaussagen beinhalten und niemals völlig überfrachtet mit den Vortragsinformationen sein. Dies wirkt nicht nur professioneller und strukturierter, sondern hilft dem Publikum auch das Gehörte systematisch in den Kontext einordnen zu können. Im Wesentlichen soll die Präsentation den mündlichen Vortrag ergänzen und nicht den Vortrag ersetzten. Detailreiche Erklärung sollten daher nur mündlich erklärt werden, damit die Aufmerksamkeit der Zuhörer vor allem dem Vortragenden gilt.

Des weiteren sollte das Ziel der Powerpoint Präsentation immer wieder schriftlich aufgezeigt werden, damit dem Publikum stets die Richtung, in welche die Präsentation führen soll, bewusst ist. Um während der Präsentation möglichst seriös zu wirken, ist es sehr wichtig, dass nicht zu sehr vom eigentlichen Inhalt abgelenkt wird. Nicht zu viele verschiedene Farben, keine unnötigen und häufigen Wechsel der Schriftarten und möglichst keine aufwendigen Effekte und Bewegungen. Ein seriöses Erscheinungsbild der Präsentation wird durch ein einheitliches Grunddesign der Folien erzeugt. Dies erreicht man auch durch einheitliche Schriftgrößen der Überschriften und des Textes sowie durch die gleiche Positionierung auf den verschiedenen Folien. Dabei ist es wichtig den Zuhörer die ganze Zeit bei Laune zu halten und keine Langeweile aufkommen zu lassen. Dies gelingt durch interessante Fakten wie auch durch das ein oder andere beeindruckende Bild als richtig platzierte Höhepunkte innerhalb des Vortrags.

Eine Powerpoint Präsentation richtig gut erstellen…

In der Vielfalt der Möglichkeiten, welche das Powerpoint Programm bietet, liegt gleichzeitig auch der größte Nachteil dieses Microsoft Programms. Bei der Frage wie man eine hochwertige Präsentation mit Powerpoint erstellt, ist zunächst wichtig zu klären, was der Zweck einer solchen Darstellung ist. Konkret bedeutet dies, dass jede Präsentation im Hinblick auf ihren Zweck angefertigt wird. Eine Präsentation soll informieren und einen Überblick verschaffen, es ist also bei der Erstellung auf eine klare Struktur zu achten, wobei aus Gründen der Übersichtlichkeit unbedingt eine Überfrachtung mit Informationen zu vermeiden ist. Zu Beginn einer jeden guten Präsentation sollte immer zuerst den Adressaten ein Thema mitgeteilt und die Gliederung der Informationen grafisch aufbereitet werden. Aus diesem Grund sollte auf jeder Folie eine Kopfzeile mit dem derzeitigen Vortragsthema beziehungsweise dem Kapitel vorhanden sein. Nach der Grobgliederung der Vortragsinhalte ist besonders auf die Gestaltung der einzelnen Folien zu achten, denn eine gute Präsentation muss die Inhalte anders präsentieren, als dies bspw. in einem Buch geschieht.

Im Hinblick auf den Inhalt sollte zunächst immer überlegt werden, was genau die Zuschauer von der Präsentation erwarten. Was möchte der Hörer wissen, auf was kommt es ihm ganz besonders an und was ist nicht so wichtig? Hat man in dieser Form den Inhalt der Präsentation grundsätzlich umrissen, sozusagen ein Fahrplan erstellt, welcher den Gang der Präsentation vorzeichnet, geht es an die Darstellung der Folien. Nachdem sich die Elemente der Inhaltsübersicht als größere Kapitelüberschriften auf den Folien wiederfinden, sollte der Folienersteller am unteren Rand der Folie ebenfalls die aktuelle Seitenzahl und die Anzahl der Gesamtseiten einfügen. Neben der äußeren Foliengliederung ist natürlich auch der Inhalt besonders wichtig. Es ist zu beachten, dass die Folien niemals alles erfassen dürfen was der Präsentator dem Publikum mitteilen möchte. Im Durchschnitt dürfen die Folien nicht mehr als 30 Prozent des Vortraginhalts beinhalten. Dies soll jedoch nicht den Informationsgehalt mindern, sondern die Beschränkung auf das Wesentliche fördern. Ein bloßes Mitlesen, welches die Aufmerksamkeit vom Vortragsredner ablenkt, wird so vermieden.

Die Präsentation sollte immer nur graphisch unterstützen, nicht mehr, aber auch nicht weniger. Denn diese Unterstützungsfunktion ist immer der zentrale Aspekt, an dem sich jede Powerpoint Präsentation messen lassen muss. Ist die Präsentation zu überladen oder erwecken Spezialeffekte den Eindruck, dass sie zu einem reinen Selbstzweck eingebaut sind, erscheint die Präsentation minderwertig und wenig professionell. Deshalb sollte vorzugsweise auch nur drei oder vier sogenannte Bullets, also aussagekräftige Stichpunkte, pro Folie aufgeführt werden. Durch diese Bullets wirkt die Präsentation, auch wenn sie aus mehr Folien besteht, aufgelockerter und ist für das Publikum deutlich verständlicher. Ebenso ist vom Vortragsredner bei der Darstellung der Vortraginhalte auf eine gut lesbare Schriftgröße zu achten, wobei lange und verschachtelte Sätze zu vermeiden sind. Damit die Zuschauer auch alles lesen können, sollte die Größe der Schriftart ausreichend groß sein und die Hintergrundfarbe der Präsentation so gewählt werden, dass die Schrift gut erkennbar ist. Um zu verhindern, dass die letzten Reihen die Folie nicht lesen können, empfiehlt es sich immer, die Hintergrundfarben und Textfarben in einem optimalen Kontrast darzustellen.

In einer guten Powerpoint Präsentation können zudem auch Grafiken vorhanden sein, welche das Thema bildlich darstellen und gut widerspiegeln. Zusätzliche Effekte wie Schriftschatten, Glüheffekte, Videos oder Animierte Bilder werden dabei gerne gesehen, sollten jedoch nur dezent verwendet werden. Vor allem Animationen mittels animierter Bilder oder farbliche Hervorhebungen müssen sparsam dosiert werden, um ihren Effekt nicht zu verlieren. Sie dienen ausschließlich dazu, die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf einen bestimmten oder besonders wichtigen Punkt zu lenken. Keines der Bilder sollte an den Rand gequetscht werden oder zu groß gemacht werden, damit die Betrachter dem Thema gut folgen können. Abschließend muss noch erwähnt werden, wird die Präsentation im Rahmen einer Bildungsveranstaltung oder einer Firmensitzung gezeigt, sollte eine minimalistische Darstellung gewählt werden, im Freizeitbereich hingegen, beispielsweise auf einer Hochzeit oder Geburtstagsfeier, dürfen guten Gewissens verschiedene Farben und Effekte zum Einsatz kommen. Dafür bietet Powerpoint sogar eigene Designvorlagen, aus denen der Nutzer je nach Anlass das passende Folienlayout aussuchen kann.

Fazit: Wer vor einem Publikum einen Vortrag hält und die Inhalte hochwertig veranschaulichen möchte, nutzt meist Powerpoint um die Vortragsinhalte zu veranschaulichen. Viele Vortragsredner tun wie selbstverständlich zum Präsentation erstellen Powerpoint nutzen, weil sich das Programm inzwischen so durchgesetzt hat, dass viele Vortragsredner dazu neigen, andere Präsentationsprogramme überhaupt nicht mehr in Betracht zu ziehen. Nicht wenige Vortragsredner nutzen sogar ein Powerpoint Seminar, um richtig zu erlernen, wie eine qualitativ hochwertige Powerpoint Präsentation erstellt wird. So ein Seminar ist aber meist gar nicht nötig, denn hält man sich an die obengenannten Richtlinien, steht einer guten Präsentation nichts im Wege …

Powerpoint © Alphaspirit & Stephen VanHorn (Fotolia/Depositphotos)